Rund die Hälfte aller Nebenkostenabrechnungen ist fehlerhaft. So prüfen Sie Ihre Abrechnung Schritt für Schritt und erkennen unzulässige Posten, Fristverstöße und falsche Verteilerschlüssel.
Die jährliche Nebenkostenabrechnung landet im Briefkasten, unten steht eine Nachzahlung, und die meisten Menschen überweisen einfach. Das ist verständlich, aber oft ein Fehler. Der Deutsche Mieterbund geht seit Jahren davon aus, dass rund die Hälfte aller Abrechnungen fehlerhaft ist. Eine Abrechnung ist kein Bußgeldbescheid vom Amt, sondern eine Rechnung Ihres Vermieters. Und eine Rechnung dürfen Sie prüfen, bevor Sie zahlen.
Prüfen Sie zuerst die Frist: die Abrechnung muss Ihnen spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen (§ 556 Abs. 3 BGB), sonst kann Ihr Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen. Prüfen Sie dann, welche Posten abgerechnet werden. Umlagefähig sind nur die in § 2 BetrKV genannten Betriebskosten, und auch die nur, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden. Verwaltungskosten, Reparaturen und Bankgebühren gehören nie hinein. Bei den Heizkosten müssen 50 bis 70 Prozent verbrauchsabhängig abgerechnet werden (§ 7 HeizkostenV), sonst dürfen Sie 15 Prozent kürzen (§ 12 HeizkostenV). Sie haben nach Erhalt 12 Monate Zeit, Einwendungen zu erheben (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB), und dürfen vorher alle Belege einsehen.
Der Vermieter muss über die Vorauszahlungen jährlich abrechnen. Die Abrechnung über einen Abrechnungszeitraum muss Ihnen spätestens 12 Monate nach dessen Ende zugegangen sein (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB). Läuft der Zeitraum also bis zum 31.12., muss die Abrechnung bis zum 31.12. des Folgejahres bei Ihnen sein.
Versäumt der Vermieter diese Frist, ist die Folge deutlich: er kann dann keine Nachforderung mehr geltend machen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Ein etwaiges Guthaben zu Ihren Gunsten müssen Sie umgekehrt aber trotzdem ausgezahlt bekommen. Prüfen Sie also immer zuerst das Datum des Zugangs.
Ihr Vermieter darf nicht jede Ausgabe auf Sie abwälzen. Umlagefähig sind ausschließlich die Betriebskosten, die in § 2 BetrKV abschließend aufgezählt sind, dazu gehören etwa Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart sowie Gemeinschaftsantenne. Der letzte Punkt in § 2 BetrKV nennt sonstige Betriebskosten, diese müssen im Vertrag aber konkret benannt sein.
Ganz wichtig: umlagefähig ist ein Posten nur dann, wenn seine Umlage im Mietvertrag wirksam vereinbart wurde. Steht im Vertrag nichts oder nur ein pauschaler Verweis, kann ein einzelner Posten unwirksam sein. Ohne vertragliche Grundlage tragen Sie nur die Kaltmiete.
Diese Kosten tauchen häufig zu Unrecht in Abrechnungen auf und sind nicht umlagefähig:
Reine Wartungskosten (zum Beispiel die jährliche Wartung des Aufzugs oder der Heizung) sind dagegen umlagefähig, die eigentliche Reparatur nicht. Diese Grenze wird oft überschritten, prüfen Sie Wartungs- und Reparaturposten deshalb genau.
Bei Heizung und Warmwasser gilt eine Sonderregel. Nach § 7 HeizkostenV müssen mindestens 50 und höchstens 70 Prozent der Kosten nach dem erfassten Verbrauch verteilt werden, der Rest nach Wohnfläche. Das setzt voraus, dass der Verbrauch überhaupt gemessen wird, also über Heizkostenverteiler oder Zähler.
Rechnet Ihr Vermieter nicht verbrauchsabhängig ab, obwohl er müsste, dürfen Sie den auf Sie entfallenden Anteil um 15 Prozent kürzen (§ 12 Abs. 1 HeizkostenV). Dieses Kürzungsrecht gilt auch, wenn gar keine Verbrauchserfassung installiert ist. Prüfen Sie also, ob Ihre Heizkosten einen Verbrauchsanteil ausweisen.
Kosten, die nicht direkt zählbar sind, werden nach einem Verteilerschlüssel auf die Parteien umgelegt, meist nach Wohnfläche. Haben die Parteien nichts vereinbart, ist nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB). Für Kosten, die von einem erfassten Verbrauch abhängen, ist ein Maßstab zu wählen, der dem Verbrauch Rechnung trägt.
Prüfen Sie, ob die für Ihre Wohnung angesetzte Fläche stimmt und ob im ganzen Haus dieselbe Bezugsgröße genutzt wird. Wird Ihre Wohnung mit zu vielen Quadratmetern angesetzt, zahlen Sie automatisch zu viel.
Der Bundesgerichtshof verlangt, dass eine Abrechnung formell nachvollziehbar ist. Zu den formellen Mindestangaben gehören: eine geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung Ihres Anteils und der Abzug Ihrer geleisteten Vorauszahlungen (vgl. BGH, VIII ZR 93/15). Fehlt eine dieser Angaben, kann die Abrechnung schon aus formellen Gründen unwirksam sein, unabhängig davon, ob die Zahlen inhaltlich stimmen.
Sie müssen nicht blind auf die Summen vertrauen. Sie haben das Recht, die Original-Belege einzusehen, also Rechnungen, Verträge und Zählerprotokolle. Der Vermieter muss Ihnen die Einsicht in seinen Geschäftsräumen ermöglichen, bei größerer Entfernung kommt auch die Übersendung von Kopien gegen Kostenerstattung in Betracht. Solange Ihnen die Einsicht verweigert wird, können Sie eine Nachzahlung zurückhalten.
Auch Sie haben eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung müssen Sie dem Vermieter spätestens bis zum Ablauf des 12. Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 S. 5 BGB). Danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben die Verspätung nicht zu vertreten. Warten Sie also nicht zu lange und formulieren Sie Ihre Beanstandungen schriftlich.
Wir sind eine unabhängige Bürgerinitiative und informieren allgemein. Dieser Text ist keine Rechtsberatung im Einzelfall. Bei Streit oder Unsicherheit wenden Sie sich an Ihren örtlichen Mieterverein, an den Deutschen Mieterbund oder an eine Anwältin oder einen Anwalt für Mietrecht.